为规范js345线路检测(中国)有限公司合同归档管理工作，逐步实现合同管理工作规范化，特制定本办法。

一、归档范围

1．学院在日常工作中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）的备份版本（原件）；

2．合同物品（服务）价值原则上在1000元以上。

二、管理原则

1.学院党政办公室集中统一管理协议、合同文本的备份版本（原件），同时提供合适的存储设备存储、管理已归档材料对应的电子扫描件，保证已归档材料及其电子扫描件的完整性，必要时整理提供合同清单。

2.各项目负责人全权负责各项目资料的保管，在保证各项目资料完整的基础上，提交合同的备份版本（原件）到学院党政办公室，同时将归档材料所对应的电子扫描件拷贝至指定存储设备。

3.各合同的签订人是本制度执行的责任人。党政办公室是本制度制定及监督执行的责任部门。

三、归档程序

1.归档材料应是原件，复印件不得归档。

2.材料编号规则

材料编号规则为“年份XXXX—经费来源X—序号XXX”，即“合同签署年（4位）—经费来源（1位）—序号（3位）”。其中，经费来源按照我院目前经费管理情况共分为五大类：1代表办公经费；2代表学院所有教师的科研经费；3代表重点学科经费；4代表党建经费；5代表其他经费。

示例：2020－1－001（2020年份第一大类的第1号合同）、 2020－3－001（2020年份第三大类的第1号合同）

3.归档工作流程

各类符合归档条件的协议、合同由签订办理人员在对合同原件盖学院公章时，将一份盖完公章的原件放到党政办公室预先准备的专用文件盒，并在相应的归档台账中填写合同相关信息，同时，合同签订人对合同进行扫描，并将扫描件交付学院党政办公室专用设备进行电子版归档管理。完成上述工作后，项目负责人和党政办公室负责人双方签字确认，并注明归档日期。

4.学院党政办公室每年度对合同原件进行分类整理，每年度检查核对一次，并对电子版建立查询目录。

5.借阅管理

学院各部门教职工可在党政办公室现场查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在办公室办理相关借阅手续，且以影印件借出。合同原件除上级检查、审计外，无特殊情况不得外借。借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料！

6.保存的合同文档如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

四．本办法自公布之日起试运行。